100% документов создаются в электронном виде, а потом 80% из них распечатываются для согласования, ознакомления, запуска в работу и т.п., несмотря на то, что электронный документооборот в нашей стране существует с 1980 года. И история его развития началась еще при Советском Союзе в ЦК КПСС. Развивался он очень медленно. Основным стимулом к его распространению послужила деятельность Федеральной налоговой службы (ФНС), вынужденной в короткие сроки обрабатывать бессчетное количество документов. В прошлом году на увеличение рынка ЭДО повлияла пандемия коронавируса и режим самоизоляции.
Сегодня понятие «электронный документооборот» знакомо всем плательщикам НДС, а также малым и большим компаниям, так как первые обязаны сдавать в электронном виде налоговую отчетность, вторые - отчетность по НДФЛ в ПФР и ФСС, третьи - налоговые декларации и расчеты.
Что же такое ЭДО?
Электронный документооборот или сокращённо ЭДО – это обмен электронными документами внутри компании, а также с другими компаниями и гос органами по сертифицированным телекоммуникационным каналам связи.
Происходит он следующим образом: электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) и становится юридически равносильным бумажному с собственноручной подписью. Хранить такой же документ в бумажном виде не нужно и пересылать физически на бумажном носителе тоже. Таким образом, компания не только экономит средства на бумаге, копировальной технике и пересылке, но и на времени. Сегодня такой способ обмена документами наиболее актуален, так как избавляет от лишних контактов в условиях режима повышенной опасности.
Как подключиться к ЭДО?
Для работы с электронным документооборотом необходимо получить в аккредитованном удостоверяющем центре (список УЦ: https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/) усиленную квалифицированную электронную подпись (ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
Обмен документами происходит через оператора – организацию, обладающую достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи (Приказ ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253).
Иными словами, оператор ЭДО – это коммерческая организация, предоставляющая услуги обмена электронными документами.
На российском рынке на данный момент представлено 76 операторов, список этих компаний можно посмотреть на сайте ФНС. Выбирать оператора стоит, исходя из удобства использования, безопасности, возможности интеграции с другими системами, условиям роуминга и стоимости.
Если ваш контрагент, работает с другим оператором ЭДО, то подключается роуминг, и компании могут отправлять документы друг другу независимо от того, услугами какого оператора они пользуются.
Какими документами можно обмениваться через ЭДО?
• счета-фактуры и УПД;• акты и ТОРГ-12
• любые другие документы, подписанные электронной подписью.
Зачем нужен ЭДО?
Электронный документооборот помогает экономить время и деньги – не надо ждать две недели Акт или Договор, либо доплачивать за срочную доставку, либо звонить и напоминать партнеру о необходимости возврата документов. Персонал компании сокращает трудозатраты на обработку и пересылку документов, кроме того снижается количество потерь документов и риски, связанные с этим.
Компания ТемпСтройСистема приглашает всех наших контрагентов подключиться к ЭДО. Если у вас уже есть ЭДО, напишите или позвоните нам, чтобы начать обмен электронными документами и улучшить друг другу жизнь.