Опыт перевода на удаленную работу в связи с коронавирусом

Цель нашей компании - предложение широкого ассортимента товаров и услуг на постоянно высоком качестве обслуживания.
21 Апреля 2020

18 марта Мэр Москвы призвал столичных предпринимателей перевести сотрудников на удаленную работу. Наша группа компаний занялась этим вопросом раньше, и сегодня, вот уже больше месяца, как многие сотрудники работают из дома. В этой статье мы хотим поделиться нашим опытом организации работы удаленно.

Мы являемся представителями среднего и малого бизнеса, занятыми в строительной отрасли, и возможно наш опыт покажется более полезным для небольших компаний, чем опыт таких бизнес-монстров как Сбербанк, Билайн, Газпром и т.д. В компании работает более 50 человек.

Первые принятые меры безопасности

Руководство группы компаний ТемпСтройСистема® всегда внимательно относится к состоянию здоровья своих сотрудников, заболевших немедленно отправляют домой, чтобы не допустить распространение болезни. Поэтому процесс удаленной работы разработан и внедрен давно. И когда появились новости о новом вирусе, то мы сразу приняли меры предосторожности: установили санитайзеры, проинформировали сотрудников о рекомендациях ВОЗ, обязали персонал сообщать о поездках в другие страны.

Таким образом, уже 10 марта трое работников ТСС, вернувшихся из отпуска из ОАЭ и Израиля, без выхода на работу в офис сразу же были переведены на удаленную работу. С 13 марта приняли решение отменить командировки, обучающие семинары проводить в формате вебинаров, личные встречи заменить онлайн- переговорами. А 17-го марта на удаленный режим работы была отправлена большая часть сотрудников. В первую очередь, это люди, пользующиеся общественным транспортом и по роду своей деятельности имеющие возможность вести свои процессы удаленно. С 30-го марта – весь персонал, офис и склад были закрыты, и все перешли на дистанционную работу.

Организация удаленной работы - как это сделано у нас

Во-первых, удаленная работа и ее порядок регулируется локальными нормативными актами группы компаний ТемпСтройСистема®, которые доведены до сведения всех сотрудников и находятся для них в открытом доступе.

Во-вторых, разрешение на удаленную работу предоставляется сотруднику руководителем с обязательной постановкой задач на время удаленного периода работы. Задачи фиксируются ежедневно, сначала согласуются с руководителем и не позднее 10:00 утра направляются в Отдел кадров, в конце рабочего дня сотрудник отчитывается о проценте их выполнения.

Другой обязательный момент – быть всегда на связи как по телефону, так и по электронной почте. У всех сотрудников подключена мобильная корпоративная почта, работает веб доступ к почте. Руководитель, секретарь и Отдел кадров могут контролировать нахождение сотрудника на удаленном рабочем месте.

Ежедневно утром секретариат информирует о том, кто работает дистанционно, указывая телефоны для связи.

Удаленная работа организована на платформе Citrix XenApp/XenDesktop, что позволяет полностью эмулировать сотрудникам офисное IT окружение с доступами к локальным ресурсам и сервисам, как будто сотрудник находится за офисным компьютером. Политика безопасности компании требует, чтобы все рабочие документы хранились только в корпоративной сети, и данное ПО полностью исключает копирование любой информации как в локальную сеть, так и из нее, кроме разрешенных способов.

Безопасное соединение организованно через VPN (L2TP/IPsec) туннелирование, которое позволяет посредством интернета безопасно подключаться к виртуальным серверам из дома.

Сотрудники переводились на карантин постепенно, для того чтобы специалисты Отдела технической поддержки могли настроить доступ каждому. Тем, у кого персонального компьютера не было, выдали. Руководство корпорации, видя происходящее заграницей, заранее стало прорабатывать различные сценарии сохранения рабочих процессов. Также сотрудникам коммерческих проектов были предоставлены во временное пользование IP телефоны. Таким образом, все звонки, поступающие в офис, идут прямо домой к сотруднику, их принимающему, – секретарю, менеджерам, руководителям.

Для удаленной настройки и консультаций используется программа TeamViewer.

Для организации комфортной работы из дома: необходим доступ к сети интернет, а также статический внешний IP (который можно приобрести у своего провайдера), чтобы обеспечить безопасное подключение и организовать подключение к виртуальной АТС.

Совещания, онлайн встречи с клиентами, обучение проводятся с помощью программного обеспечения Skype и GoToMeeting.

Практически все рабочие процессы сохранены – мы можем получать и отвечать на звонки, общаться с клиентами, комплектовать и просчитывать проекты, делать заказ материалов, оплачивать необходимые расходы, вести управленческий и бухгалтерский учет, проводить все совещания и планерки, готовить и согласовывать договоры, выписывать счета.

Благодаря возможностям программ 1С ERP и 1C CRM мы имеем информацию в текущем режиме и можем вести управление основными процессами.

Сложнее всего было организовать процесс получения и отгрузки со склада материалов.

Работа склада в Подольске в условиях частичного карантина

Склад работает офлайн только на отгрузку/разгрузку. Для этого в работе склада задействовано 4 человека, которые не могут быть переведены на дистанционную работу по понятным причинам – товар необходимо принимать и передавать.

Проверка документов и оформление документов на отгрузку и прием товара  осуществляется специалистами центра по обслуживанию клиентов удаленно - все документы отправляются либо  на принтер прямо на склад  менеджеру склада либо, с теми у кого из клиентов есть электронный документооборот (ЭДО)  - обмен документами производится по системе электронного обмена.  Многих своих клиентов мы давно и активно агитировали работать по ЭДО.

Все сотрудники, находящиеся непосредственно на складе и осуществляющие отгрузки, в том числе охрана, работают в масках (респираторах) и перчатках, регулярно меняют средства защиты. Каждые два часа все ручки и кнопки на входе, в местах прикосновения клиентов, дезинфицируются. На входе  у охраны имеется сенсорный дезинфектор для рук специально для посетителей.

WhatsApp Image 2020-04-09 at 18.33.42 (2).jpeg  WhatsApp Image 2020-04-09 at 18.33.42 (4).jpeg

По предварительной записи посетитель приезжает на отгрузку, подходит к огороженному на расстоянии 1,5 м месту для регистрации на КПП, где сотрудник охраны выдает ему маску, проверяет температуру на запястье руки, контролирует обработку рук дезинфектором, регистрирует и отправляет ожидать в машине. В это время охрана оформляет пропуск и информирует сотрудников склада о прибытии клиента с помощью рации. На территории комплекса специально отведены места, где могут находиться посетители для соблюдения мер безопасности.

WhatsApp Image 2020-04-09 at 18.33.41.jpeg WhatsApp Image 2020-04-09 at 18.34.06.jpeg

Если осуществляется приемка материала, то перед выгрузкой внутри автомобиля он обрабатывается дезинфектором с помощью распылителя.

Ежедневно за час до окончания рабочего времени складские помещения дезинфицируются методом распыления. Все использованные защитные средства выворачиваются наизнанку и выкидываются в специальный контейнер для дальнейшей утилизации.

Сотрудникам склада запрещено приближаться друг к другу на расстояние менее, чем 1,5 м. Прием пищи, смена одежды, гигиенические процедуры разрешено совершать в бытовом корпусе только по одному. 

 Основные проблемы, вызванные переходом на удаленную работу

В организационной части – контроль выполнения поставленных задач, отчетность, а в технической – неготовность домашних интернет провайдеров к повышенной нагрузке.

Большинство сотрудников компании ТемпСтройСистема® впервые работают удаленно такое продолжительное время, поэтому в эмоциональном плане многие столкнулись с недостатком общения, размытием грани между личной жизнью и работой. Чтобы не снизить эффективность работы и сохранить правильный настрой, было увеличено количество совещаний, мозговых штурмов, а также введен новый планинг рабочего дня.

WhatsApp Image 2020-04-20 at 17.06.16.jpeg Cat.jpeg

Сегодня самое важное – защитить себя и своих близких, а удаленная работа поможет не только не допустить распространение коронавируса, но и сохранить бизнес и рабочие места.

Вернуться к списку